São obrigados a fazer a declaração de óbito de brasileiro falecido no exterior: o chefe da família, a viúva, o parente mais próximo, o administrador, diretor ou gerente da firma onde trabalhava o falecido. O declarante deverá apresentar os seguintes

1. formulário de REGISTRO DE ÓBITO, devidamente preenchido e assinado (assinatura igual à do passaporte);
2. cópia da certidão oficial de óbito japonesa (Shibo Todoke) expedida pela autoridade competente do local onde tenha ocorrido o falecimento e autenticada pela prefeitura (Shiyakusho ni teishitsu shita Shibo Todoke no utsushi – Shicho no shomei tsuki);
3. cópia do Atestado de Cremação (Shitai kaso kyokasho) legalizado pela prefeitura;
4. passaporte do falecido (original e uma cópia das páginas 1,2 e 3);
5. título de eleitor do falecido, se existir;
6. certidão de casamento do falecido, quando for ocaso;
7. passaporte do declarante (original e uma cópia das páginas onde constem a fotografia, a assinatura e os dados pessoais).

Se os documentos forem apresentados pessoalmente no balcão de atendimento do Consulado antes das 12:00 horas, o declarante receberá a Certidão do Registro de Óbito no mesmo dia. O registro poderá ser solicitado via correio mediante o envio da documentação completa (remessa registrada kakitome), juntamente com um hagaki selado (yenes 50) e preenchido com o endereço do próprio interessado; oportunamente, no prazo máximo de 15 dias, o Consulado enviará esse hagaki ao interessado, com o aviso de que o documento está pronto para ser assinado. Esse prazo poderá ser aumentado em função do volume de pedidos de documentos. O declarante deverá, então, comparecer pessoalmente ao Consulado a fim de assinar o Termo de Registro de Óbito e receber a respectiva Certidão. Caso não compareça no prazo máximo de 60 dias, a documentação será restituída por Takkyubin a cobrar, sem que se tenha registrado o óbito.

1. Ao retornar ao Brasil, a família do falecido deverá registrar a Certidão do Registro de Óbito expedida pelo Consulado no Cartório do Primeiro Ofício do Registro Civil da cidade de seu domicílio, ou no do Distrito Federal. A certidão brasileira definitiva será expedida a partir desse registro feito no Brasil.
2. Para o traslado das cinzas do falecido para o Brasil, o declarante deverá preparar declaração especificando nome e a qualificação do falecido, a data e o local do falecimento e as dimensões da urna impermeável e lacrada que contém as cinzas. Essa declaração deve ter a firma reconhecida no Consulado.

Depois de ser registrado o óbito no Consulado (vide acima), o transporte do corpo do falecido para o Brasil só poderá ser efetuado após autorização da autoridade administrativa do aeroporto de embarque, à qual deverão ser exibidos, obrigatoriamente, os seguintes documentos, os quais devem ser reconhecidos no Consulado para terem efeito no Brasil:

• certidão oficial de óbito japonesa (Saibo Shindansho ou Shitai Ken-ansho) expedida pela autoridade competente do local onde tenha ocorrido o falecimento e autenticada pela prefeitura (autenticar no Gaimusho antes de trazer para o Consulado: T 540-0008 Osaka Fucho Nai – Osaka-shi, Chuo-ku, Otemae 2-1-22, tel: (06) 941-4700);
• original da Autorização Para Enterro (Shitai Maiso Kyoka-sho) (autenticar previamente no Gaimusho);
• laudo médico de embalsamamento ou conservação (Bofu Shochi Shomeisho), emitido pelo hospital habilitado, com declaração de que o falecimento não decorreu de doença infecto-contagiosa (autenticar previamente em notário japonês);
• autorização para remoção do cadáver, concedida pela autoridade policial onde ocorreu o óbito (autenticar previamente no Gaimusho);
• original do Certificado de Acondicionamento do cadáver para transporte internacional (caixão de metal hermeticamente fechado) (autenticar previamente em notário japonês);
• original do passaporte do falecido;
• atestado de exumação, quando for o caso;
• cópia do documento de identificação do declarante.
• No aeroporto de desembarque, além dos documentos acima, deverão ser apresentados às autoridades alfandegárias brasileiras:
• conhecimento de embarque;
• requerimento à Inspetoria da Receita Federal.

O interessado deverá providenciar os seguintes documentos:

1. formulário de REGISTRO DE ÓBITO devidamente preenchido e assinado pelo requerente (assinatura igual à do passaporte);
2. original e cópia das páginas 1,2 e 3 do passaporte do requerente;
3. pagamento da taxa consular (Y 750):se o pedido for feito pessoalmente no Consulado, o interessado receberá instruções no balcão de atendimento; se a solicitação for feita pelo correio, através de remessa registrada (Kakitome), a taxa deverá ser paga em qualquer banco japonês (Furikomi Iraisho) utilizando o formulário apropriado do Banco do Brasil, que é enviado junto com o formulário de Registro de Óbito; nesse caso, enviar para o Consulado, junto com a documentação, a via azul do Furikomi. O documento será remetido ao interessado no prazo máximo de 15 dias, por Takkyubin a cobrar. Esse prazo poderá ser aumentado em função do volume de pedidos de documentos.